Wie lassen sich Künstliche Intelligenz und MS Copilot konkret im Einkaufsalltag einsetzen?
Dieser Frage widmete sich ein exklusiver Trainingstag am 10. September 2026 bei uns im NIRO-Hafenraum. Eingeladen waren Einkaufsverantwortliche, die sich aktiv in unserer Arbeitsgruppe Einkauf, den Verhandlungsgruppen und bei der Weiterentwicklung unseres Einkaufspools engagieren.
Frank Sundermann von der Durch Denken Vorne Consult GmbH leitete diesen Workshop, in dem die Teilnehmerinnen und Teilnehmer erproben konnten, bei welchen Aufgaben sie KI bereits heute sinnvoll unterstützen kann.
Zu Beginn gab Frank Sundermann der Gruppe einen Einblick in die Denk- und Funktionsweise von KI und welche Möglichkeiten sie eröffnet.
Im Mittelpunkt des Teils mit praktischen Einheiten standen konkrete Anwendungsfälle aus der Einkaufspraxis und wie der Einsatz des Large Language Models ChatGPT (mit erweiterten Funktionen über einen Premium Account des MS Copilot) dabei unterstützen kann.
Es zeigte sich, dass die Unterstützung von KI bei wiederkehrenden Prozessen, die zeitaufwendig oder komplex sind, besonders hilfreich ist. Spezifikationen und Vorlagen lassen sich erstellen, Kostenstrukturen und Cost Break Downs aufbereiten, Materialengpässe prüfen, Marktpreise und Preisentwicklungen recherchieren, Lieferantenschreiben formulieren, neue Lieferanten recherchieren und Lieferantenprofile erstellen, Verträge und andere umfangreiche Dokumente analysieren und noch vieles mehr.
Für viele Anwendungsfälle gab es vorbereitete Prompts, die sich individuell anpassen ließen, um einige Aufgaben zu beschleunigen oder Inhalte zu strukturieren.
Auch Verhandlungen können KI-unterstützt vorbereitet werden, indem ein passender Prompt auf der Grundlage konkreter Angaben zu Lieferanten, Einkaufsvolumen, Preisforderungen, Liefertreue etc. mögliche Verhandlungstaktiken, erwartbare Gegenargumente und alternative Lösungsansätze entwickelt. Mit einem virtuellen Gegenüber sind sogar simulierte Verhandlungsgespräche möglich.
Weitergehend können eigene KI-Agenten für wiederkehrende Aufgaben aufgebaut werden. Diese könnten zum Beispiel Fragen zu Richtlinien oder einem Code of Conduct beantworten und gezielt auf hinterlegte Dokumente zugreifen. In Verbindung mit Anwendungen für KI-Agenten wie zum Beispiel Copilot Studio und automatisierten Workflows sind darüber hinaus Anwendungen denkbar, die Preisentwicklungen überwachen oder bei festgelegten Ereignissen eine Nachricht versenden.
An diesem lehrreichen Workshoptag wurde deutlich: KI kann nicht die fachliche Bewertung durch erfahrene Einkaufsverantwortliche und ihr persönliches Beziehungsmanagement zu Lieferanten und Partnern übernehmen. Sie kann jedoch Informationen schneller aufbereiten, Routinetätigkeiten erleichtern, Analysen unterstützen und zusätzliche Perspektiven für Entscheidungen liefern.
Neben dem fachlichen Input bot der Trainingstag viel Raum für praktische Übungen und den Austausch über bisherige Erfahrungen.
Das Fazit: Einfach ausprobieren, gute Prompts weiterentwickeln und für wiederkehrende Aufgaben geeignete KI-Lösungen aufbauen. So kann Künstliche Intelligenz Schritt für Schritt zu einem nützlichen Werkzeug im Einkauf werden.
Herzlichen Dank an Frank Sundermann für diesen informativen Trainingstag und die größeren und kleineren Hilfestellungen, die er uns für die Nutzung von KI im Einkaufsalltag mit an die Hand gegeben hat.
